Módulo de Gestão
Atualmente a UFU conta com 3 modalidades de monitoria:
Monitoria de graduação gerida pela SEPDE/DIFDI/DIREN (https://prograd.ufu.br/monitorias).
Monitoria da ESTES, gerida pelo setor pedagógico da ESTES (https://estes.ufu.br/unidades/setor/setor-pedagogico).
Monitoria de Apoio e Inclusão, gerida pela Divisão de Acessibilidade e Inclusão (DACIN) (http://www.dacin.prograd.ufu.br/)
Neste documento, sempre que o termo Gestor Acadêmico for utilizado, deve-se referir as unidades supracitadas.
Configuração de parâmetros de monitoria
O processo de monitoria da graduação tem como ponto de início o cadastro das bolsas por unidade, feito na aplicação do SG - 11.07.02.01 CONFIGURAÇÃO DE MONITORIAS pelo Gestor Acadêmico.
Ao selecionar os parâmetros ano e período, o sistema irá buscar todas as unidades que possuem turmas ofertadas.
Se não houver configurações cadastradas, o sistema pergunta se deseja cadastrar. Ao aceitar, o sistema importará automaticamente todos os cursos com disciplinas ofertadas no respectivo período. É importante notar que cursos sem disciplinas ofertadas não aparecerão na lista.
Após a criação ou busca dos cursos, o usuário é direcionado para a tela de seleção dos cursos que deseja configurar.
A tabela contém uma caixa de seleção para selecionar o curso, os dados do curso e um botão “BLOQUEAR”. Cursos bloqueados não podem ter suas monitorias ou configurações alteradas.
Este botão pode ser utilizado para bloquear períodos passados, evitando cadastro retroativo de monitorias.
Após selecionar e clicar em “Alterar configurações dos cursos selecionados”, o usuário é direcionado para a etapa 2, onde pode alterar a quantidade de horas semanais do monitor e a quantidade de bolsas destinadas ao curso.
Ao clicar no ícone de um olho, o usuário pode verificar as configurações cadastradas para cada curso.
É importante ressaltar que o quantitativo de bolsas utilizado pela DACIN deve ser configurado pela DIREN, somando as bolsas próprias da DACIN e as cedidas pela DIREN à DACIN.
Ao clicar em “Confirmar QTD. Bolsas e Horas/Semana”, o usuário é direcionado para a etapa 3, para cadastro dos parâmetros.
Os campos Data Início Limite e Data Fim Limite limitam as coordenações no cadastro das monitorias, não sendo possível cadastrar uma monitoria fora dos intervalos de data definidos.
O termo pode ter até 2048 caracteres e pode conter instruções como execução da monitoria, submissão de relatório e certificado.
Na parte inferior da tela, os campos Data Prevista e Valor Bolsa são configurações para as monitorias remuneradas.
Ao cadastrar uma monitoria remunerada, a geração das previsões de pagamento utilizará as datas cadastradas para o curso para processar as ordens de pagamento.
Os dados são salvos apenas ao clicar em “SALVAR CONFIGURAÇÕES” na etapa “3-Cadastro de Parâmetros”.
Dúvidas Frequentes (11.07.02.01 CONFIGURAÇÃO DE MONITORIAS)
1 - Posso criar configurações para ano/período que estão fora do período do calendário acadêmico ?
Não é recomendado criar configurações para ano/período sem Oferta de Disciplinas, pois o critério para adicionar um curso é possuir disciplina ofertada. Uma monitoria deve estar vinculada a uma disciplina.
2 - Quando utilizar o botão de bloquear as configurações para um curso ?
Ao bloquear as configurações, a coordenação não poderá mais fazer o cadastro de monitorias, então, esse recurso deve ser utilizado sempre que o semestre foi encerrado, após todas as validações das monitorias.
3 - Ao atualizar uma configuração as configurações salvas anteriormente serão sobrepostas ?
Sim, devido ao grande número de configurações, a tela de 11.07.02.01 CONFIGURAÇÃO DE MONITORIAS permite selecionar somente 1 curso ou realizar as configurações em lote, somente a quantidade de bolsas não será replicada para os cursos selecionados. Assim, as datas de início e fim limite, o termo e as configurações de pagamento serão substituídas.
4 - Qual o impacto das configurações de pagamento ?
Ao cadastrar uma configuração de previsões de pagamento, todas as monitorias REMUNERADAS utilizarão as mesmas previsões de pagamento.
5 - Qual o impacto do Termo cadastrado ?
O termo cadastrado será exibido para o estudante no ato de aceite da monitoria.
Concessão da Bolsa
A Tela 11.07.02.07 GESTÃO DE BOLSISTAS concentra todas as funcionalidades necessárias para o tratamento e gestão de bolsas de monitoria (Ativação, Cadastro e Alteração).
Para o cenário de bolsas de graduação, ao aceitar a monitoria, a solicitação de bolsa será enviada para a DIREN (ou Unidade Responsável pelo pagamento), que fará a configuração dos parâmetros, como a vigência, valor e dia de pagamento, na tela 11.07.02.07 GESTÃO DE BOLSISTAS. A DIREN poderá selecionar o status das bolsas que estão pendentes e fazer a ativação para o estudante.
A concessão não é feita de forma automática devido a necessidade de conferência dos dados, principalmente dados de vigência da bolsa. Nesta etapa os dados bancários já necessitam estar configurados pela coordenação ou pelo beneficiário da bolsa.
Por padrão, a tela iniciará com a lista de todas as bolsas pendentes. O campo ‘Obs.’ objetiva auxiliar na decisão de ativação ou cancelamento da bolsa.
Uma bolsa poderá estar PENDENTE por dois motivos: Após o aceite do estudante; Após a coordenação alterar a data da monitoria.
Caso a coordenação faça a alteração de datas de início ou término da monitoria, isso poderá afetar na vigência da bolsa, então o status da bolsa será retornado para PENDENTE e necessitará de nova aprovação do gestor de bolsas.
Assim, é necessário que recorrentemente a unidade gestora das bolsas verifique se existem bolsas pendentes para realizar o cancelamento ou ativação da bolsa.
Para abrir uma concessão, o responsável poderá clicar no ícone na coluna ‘editar’.
A data de vigência será utilizada para gerar o relatório que dará origem às ordens de pagamento. A Unidade Responsável deverá alterar o status para “ativa”, caso confirme os dados, “cancelada” para desativar a bolsa ou “encerrada” para encerrar a bolsa.
Após a configuração da concessão, os dados bancários e configurações de pagamento podem ser alterados.
Neste ponto a monitoria está em execução e o aluno poderá receber a bolsa.
Ao final da monitoria, o estudante poderá enviar o relatório final.
Cadastro de Bolsas
O cadastro de bolsas consiste em transformar uma monitoria não remunerada em remunerada.
Para isto, o gestor de bolsas poderá selecionar uma monitoria e cadastrar a bolsa, para o cadastro manual é necessário preencher todas as previsões de pagamento.
Alteração de Bolsa
A tela de alteração das boslas permitem fazer alteração na vigência da bolsa, inserir e excluir previsões de pagamento.
Um cenário que poderá acarretar no uso de ambas as telas é:
Um estudante que tinha uma bolsa de monitoria consegue outra bolsa e necessita tornar a monitoria que era ‘remunerada’ em ‘não remunerada’.
Então, a coordenação irá comunicar o gestor de bolsas para realizar o ajuste.
O ajuste se dá reduzindo a vigência da bolsa do estudante que irá abdicar da bolsa e cadastrando uma nova bolsa.
É importante ressaltar que esta tela não realiza a validação da quantidade de bolsas disponíveis, devendo ser utilizada somente pelo gestor de bolsas.
Gestão da monitoria
A qualquer momento a DIREN poderá fazer a gestão da monitoria na tela ‘11.07.02.02 GESTÃO MONITORIA DIREN’.
A página inicial permite que a monitoria seja selecionada pelos filtros de curso, ano e período.
Caso seja necessário buscar uma monitoria específica, é possível utilizar a janela de buscas.
Dentre os parâmetros permitidos, é importante destacar o código da monitoria, que é a chave de busca recomendada e é apresentada na tela das coordenações.
Ações de gestão de monitoria
Retorno de status da Monitoria
É possível retornar o status da monitoria para ‘Em execução’, caso ela tenha sido encerrada de forma incorreta. Entretanto, somente a DIREN poderá executar esta ação para as monitorias de graduação ou a ESTES para as monitorias da ESTES.
Uma monitoria pode ser encerrada de 5 formas:
Estudante recusa os termos da monitoria no Portal do Estudante.
Coordenação exclui monitoria.
Coordenação encerra monitoria por prazo.
Docente aprova monitoria de forma errada.
Docente reprova monitoria de forma errada.
Em todos os casos, ao retornar o status da monitoria para ‘Em execução’ o relatório também ficará como pendente.
O envio do relatório ficará desativado e poderá ser reativado pela coordenação ou DIREN na tela 11.07.02.03.
A aba ‘Dados da Monitoria’ também permite, a qualquer momento, a visualização dos dados principais da monitoria.
Atribuição de orientador
Caso o docente responsável pela disciplina não consiga ser o orientador da monitoria, a DIREN ou ESTES poderão selecionar um orientador fora da disciplina. É importante ressaltar que esse é um caso excepcional e deverá ser feito mediante solicitação.
Visualização de documentos da monitoria
Nesta tela é possível visualizar o relatório da monitoria, bem como o parecer do Docente.
Caso os certificados tenham sido gerados, eles ficarão disponíveis para a DIREN fazer o download.
